Iekšējā komunikācija patstāvīgu pārmaiņu gaismā: ieskats jaunākajā ziņojumā par stāvokli iekšējās komunikācijas nozarē pasaulē

Efektīva iekšējā komunikācija ir jebkuras organizācijas veiksmes atslēga, taču tās veiksmīgu uzturēšana un attīstīšanu arvien sarežģītāku padara strauji mainīgā darba vide, attālinātā un hibrīdā darba modeļu izplatība, dažādu paaudžu un kultūru klātbūtne organizācijās, kā arī informācijas pārbagātība. LASAP biedre Madara Aldiņa iepazinusies ar jaunāko  Gallagher publicēto ziņojumu par stāvokli iekšējās komunikācijas nozarē pasaulē.

Šis ziņojums tiek veidots jau kopš 2008. gada un ir viens no nozīmīgākajiem avotiem, kas regulāri apkopo un salīdzina galvenās vērtības, tendences un ieskatus globālā mērogā.

Lai darbinieki būtu iesaistīti, informēti un motivēti, organizācijām jāspēj pielāgot savas komunikācijas stratēģijas, izmantojot gan tehnoloģiskos risinājumus, gan efektīvu satura plānošanu un vadību.

Šī gada ziņojuma tēma ir "Pastāvīgas pārmaiņas", un tajā apkopoti vairāk nekā 2000 komunikācijas profesionāļu viedokļi. Aptaujā piedalījās speciālisti no dažādām pasaules vietām, galvenokārt no Ziemeļamerikas (47%) un Eiropas (42%). Starp citu, aptaujas saite bija publicēta LinkedIn un tā bija atvērta ikvienam iekšējās komunikācijas ekspertam – arī es pati piedalījos šajā pētījumā.

Izdzīvotāji, censoņi un veiksminieki

Šī gada pētījumā ieviests jauns skatījums uz iekšējās komunikācijas profesionāļu lomām – balstoties uz respondentu atbildēm, izveidotas trīs komunikatoru personu kategorijas. Šis dalījums sniedz vērtīgu ieskatu par iekšējās komunikācijas profesionāļu darba realitāti un izaicinājumiem dažādu uzņēmumu mērogā: Izdzīvotāji (Survivors) – 11% respondentu. Viņu darba vide ir īpaši izaicinoša, mērķu sasniegšana ir sarežģīta, bet izaugsmes un nākotnes plānošanas iespējas – minimālas. Viņu ikdiena galvenokārt sastāv no sapulcēm, administratīvajiem uzdevumiem un tekstu rakstīšanas. Nereti šie darbinieki ir vienīgais komunikācijas speciālists organizācijā ar vairāk nekā 10 000 darbinieku.

· Censoņi (Strivers) – 55% respondentu. Šī grupa jau ir panākusi progresu organizācijas mērķu sasniegšanā, tomēr joprojām saskaras ar izaicinājumiem, piemēram, galveno rezultatīvo rādītāju sasniegšanu un darbinieku pārmaiņu nogurumu. Visbiežāk censoņi strādā vidēji lielās vai lielās organizācijās (5 000–10 000 darbinieku), kur viņu darba pienākumos ietilpst ne tikai komunikācija, bet arī darbinieku pieredzes veidošana. Viņi ir daļa no augošas iekšējās komunikācijas komandas, un viņu galvenie uzdevumi ietver sapulču vadību, satura veidošanu un komunikācijas stratēģijas attīstību.

Veiksminieki (Thrivers) – 34% respondentu. Šie komunikatori ir pārliecināti par savu lomu organizācijā, lieliski izprot uzņēmuma vīziju un orientējas korporatīvajā vidē. Viņu panākumu atslēga ir stratēģiska attiecību veidošana un cieša sadarbība ar dažādām biznesa funkcijām un vadību. Lielākoties viņi ir līderi ar savu komandu un strādā mazākās organizācijās (līdz 1 500 darbiniekiem). Viņu galvenās atbildības ietver komunikācijas stratēģijas izstrādi un plānošanu, vadības atbalstu un sapulču vadību.

DALLE radīts vizuālis atbilstoši pētāmajam jautājumam

Stratēģija vai kultūra – kāds ir iekšējās komunikācijas mērķis?

Komunikācijas profesionāļi nereti saskaras ar izaicinājumu, ka organizācijā komunikācijas funkcija tiek uztverta ļoti dažādi. Atšķirībā no finansēm vai pārdošanas, kuru mērķi un nozīme ir skaidri definēti, komunikācija bieži vien paliek atvērta interpretācijai. No vienas puses, tas var būt ieguvums, jo komunikatoriem tiek dota iespēja pašiem veidot un definēt savu lomu un stratēģisko virzību. Taču, no otras puses, tas var radīt arī problēmas – īpaši tad, ja vadība neuzskata komunikācijas funkciju par būtisku un nenovērtē tās nozīmi organizācijas panākumos.

Tāpat kā iepriekšējos gados, arī šogad komunikācijas speciālistiem tika lūgts definēt iekšējās komunikācijas galveno mērķi, un aptaujas rezultāti atklāja dažas nozīmīgas izmaiņas.

Šogad par galveno iekšējās komunikācijas uzdevumu organizācijās tika atzīta stratēģiskā saskaņošana – skaidrības radīšana par uzņēmuma mērķiem un vīziju. Salīdzinājumā ar pagājušo gadu, kad kultūra un piederība bija pirmajā vietā, šis aspekts šogad atkāpies uz otro pozīciju. Savukārt trešajā vietā ierindojās pielāgošanās pārmaiņām (organizational agility), kas atspoguļo nepieciešamību palīdzēt organizācijām pieņemt jaunas uzvedības un darba modeļus.

Interesanti, ka, aplūkojot šos rezultātus dažādu komunikatoru personu kontekstā, parādās būtiskas nianses. Izdzīvotāji (Survivors) stratēģisko saskaņošanu neuzskatīja par prioritāti – viņu galvenie fokusa punkti bija kultūra un piederība, organizatoriskā veiklība un darbinieku uzklausīšana. Arī Censoņi (Strivers) kā nozīmīgāko aspektu izcēla kultūru un piederību, kas liecina par atšķirīgām pieejām un prioritātēm dažādās profesionāļu grupās.

Turklāt dati izgaismo arī reģionālās atšķirības. Piemēram, Rietumeiropas komunikācijas speciālisti joprojām par prioritāti izvirza kultūras piederību, nevis stratēģisko saskaņotību, kas norāda uz būtiskām atšķirībām komunikācijas komandu darbības pieejās dažādos reģionos.

Par ko 2024. gadā stāstīja iekšējā komunikācija?

2024.gadā iekšējās komunikācijas uzmanības centrā bija vīzija un stratēģija (43%), kam cieši seko vērtības un kultūra (34%), pārmaiņas organizācijā (33%), darbinieku labsajūta (31%) un biznesa rezultāti (29%). Īpaši ievērojams kāpums vērojams labsajūtas tematikā – ja pērn tā atradās tikai 9. vietā, šogad tā kļuvusi par vienu no galvenajām prioritātēm.

Kā tiek vērtēta komunikācijas ietekme?

Vidēji iekšējās komunikācijas speciālistiem ir 7 KPI, no kuriem 5 tiek kopīgoti ar HR un augstākā līmeņa vadību (C-suite). Kā ideālo KPI skaitu komunikatori visbiežāk min 3–5.

Biežāk mērītie rādītāji:

• Sasniedzamības rādītāji – klikšķi, komentāri, atvēršanas rādītāji iekšējos komunikācijas kanālos.

• Darbinieku zināšanas par uzņēmuma stratēģiju un iesaistes līmenis – šie aspekti kļuvuši par būtisku daļu no komunikatoru atbildības.
  

Komunikācijas speciālisti visbiežāk seko līdzi tādiem biznesa rādītājiem kā:

• · Darbinieku iesaistes līmenis (71%),

• · Nodarbināto skaits (47%),

• · Darbinieku mainība (44%),

• · Darbinieku noturēšana (40%),

• · Budžets (35%).

Tomēr pastāv interesanta neatbilstība starp atbildību un tās mērīšanu:

• ·92% respondentu norāda, ka darbinieku iesaiste ir viņu atbildības jomā, taču to regulāri mēra tikai 71%.

• 56% uzskata darbinieku noturēšanu par savu atbildību, bet regulāri to monitorē vien 40%.

Turklāt pētījums atklāj spēcīgu korelāciju starp datu analīzes un interpretācijas prasmēm un komunikatoru spēju sasniegt stratēģiskos mērķus.

Sadarbība ar vadību: cik nozīmīgs ir komunikatora viedoklis?

86% respondentu, kuriem ar augstāko vadību ir ciešas, uz sadarbību balstītas attiecības, ir apmierinātāki ar savu lomu organizācijā.

Laba sadarbība ar vadību veicina arī augstāku labsajūtas līmeni – pat līdz 8 reizēm augstāku.70% respondentu norāda, ka vadība ņem vērā viņu ieteikumus, kamēr tikai 6% saskaras ar to ignorēšanu.

Šie rezultāti vēlreiz apliecina – spēcīga partnerība starp komunikatoriem un vadību ir būtiska gan iekšējās komunikācijas efektivitātei, gan organizācijas kopējai kultūrai un darbinieku labsajūtai.

Kā kļūt par iekšējās komunikācijas čempionu? Daži ieteikumi

Pētījuma autori piedāvā vērtīgus ieteikumus iekšējās komunikācijas profesionāļiem, lai stiprinātu savas prasmes un ietekmi – kas šodien ir svarīgāk nekā jebkad agrāk. Daži no galvenajiem ieteikumiem:

• Definējiet savas funkcijas mērķi – pārrunājiet to ar komandu un pārliecinieties, ka tas saskan ar vadības skatījumu. Izmantojiet šo kā vadlīniju lēmumu pieņemšanā, nosakot, kas ir un kas nav jūsu dienaskārtībā.

• Apgūstiet pārmaiņu vadības pamatus – tas palīdzēs efektīvāk īstenot pārmaiņu komunikāciju un veicināt darbinieku iesaisti.

• Attīstiet prasmes darbā ar mākslīgo intelektu – iemācieties veidot kvalitatīvus pieprasījumus (prompts) AI rīkiem. Šī joma var kļūt par jūsu unikālo priekšrocību!

• Sistemātiski sekojiet savam darba laikam – izveidojiet tabulu, kurā atzīmējat, kādiem uzdevumiem tiek veltīts jūsu laiks. Tas palīdzēs skaidri pamatot iekšējās komunikācijas funkcijas nozīmi un nepieciešamību organizācijā.

• Esiet redzami un runājiet vadības valodā – pārliecinieties, ka jūsu darbs ir saskaņots ar uzņēmuma vadības prioritātēm. Palīdziet līderiem būt pamanāmiem un efektīvi komunicēt ar darbiniekiem.
  

Šie soļi var būt atslēga uz veiksmīgāku un stratēģiski nozīmīgāku iekšējās komunikācijas lomu organizācijā.

Noslēgumam

Gallagher ikgadējais ziņojums sniedz vērtīgu ieskatu iekšējās komunikācijas jomā, palīdzot izprast aktuālās tendences, salīdzināt savas organizācijas praksi ar globālajiem standartiem un mācīties no citu pieredzes. Regulāri sekojot līdzi šādiem pētījumiem, komunikācijas profesionāļi var labāk pielāgot savas stratēģijas, stiprināt savu ietekmi un nodrošināt efektīvāku darbinieku iesaisti.

Iekšējā komunikācija nepārtraukti attīstās – mainās tehnoloģijas, darbinieku vajadzības un organizāciju prioritātes. Sekojot līdzi jaunākajām tendencēm un pielietojot tās savā darbā, ir lielāka iespēja nodrošināt, ka mūsu komunikācijas stratēģija būs ne tikai efektīva, bet arī atbilstoša mainīgajai biznesa videi.

Tāpēc zināšanas un pieredzes apmaiņa ir mūsu lielākais resurss – jo labāk saprotam tendences, jo labāk spējam veidot komunikāciju, kas patiesi iedvesmo un vieno.

Madara Aldiņa, LASAP biedre, uzņēmuma Omniva Latvija komunikācijas un ilgtspējas projektu vadītāja